Enterprise Resource Planning (ERP)​

Se conoce con estas siglas a los sistemas de planificación empresarial que administran los procesos estándares y globales de una compañía los cuales son transversales a ella sistematizando sus procesos dentro de una coreografía que promueve la integración de áreas. ​

Generalmente un ERP dispone de una diversidad de módulos especializados e integrados que van desde Administración, Comercial, Producción, Mantenimiento, Gestión de Clientes, Ventas, Almacén, Finanzas, Contabilidad, Compras, Recursos Humanos, etc.​ 

Tenemos ERPs de extranjeros y nacionales, para la gran, mediana y pequeña empresa, modernos y otros ampliamente consolidados, de mayor o menor alcance funcional, estándares o especializados, adaptables o rígidos, diseñados para una realidad geográfica o internacionales, programables o configurables, con soporte extendido o limitado, etc., etc. Todas estas características definidas en función a la visión que le dieron sus creadores. ​

¿Cuál es el mejor ERP?:​

• Una pregunta que todos se hacen, la respuesta es “depende”, depende de cuáles son las reales necesidades de la empresa, no hay una respuesta única para esta pregunta. ​
• El ERP que apoyó mucho a la empresa “X” no necesariamente le servirá a la empresa “Y”, dado que las características de ambas empresas no necesariamente son las mismas. ​
• Para determinar el ERP adecuado hay que analizar las características de la empresa, sus reales necesidades, los procesos administrativos/operativos que dispone, sus capacidades financieras, estructura organizacional, etc.​
• Lo que si se debe tener en mente es “el ERP más reconocido o caro no necesariamente es el mejor para mi empresa”. ​

¿Realmente requiero de un ERP?:​

• Una empresa puede funcionar sin apoyo de un ERP, pero si el deseo de esta es crecer, mejorar servicios y procesos internos, es de suponer que, si debe evaluar la opción de contar con un sistema de estas características, más aún cuando se vive dentro de una industria altamente competitiva y mercado demandante de mejores prestaciones de servicios. ​
• No se puede concebir una empresa que desee crecer, ser competitiva y aspirar a ser o mantenerse como líder trabajando con archivos Excel y basando sus procesos en papeles. ​

¿Hasta dónde el ERP debe gobernar la empresa?:​

• Depende de la especialidad de la empresa, de los recursos financieros con que se cuenta y de la envergadura de esta. ​
• Si la empresa es de “producción” un ERP tiene todo lo necesario dado que los procesos productivos son estándares al margen del producto a producir (compra, transformación y venta), más aún cuando en la generación del producto las características de este mayormente son definidas por el fabricante sin una firme intervención del mercado, obviamente el mercado interviene en la conceptualización/mejora el producto y lograr cambios en sus variables, pero estos cambios generalmente son lentos dado que hay activos de por medio que necesitan ser comercializados, cambios en las líneas de producción, etc., esto toma tiempo e incluso requieren inversión.​
• Si la empresa es de “servicios” un ERP no necesariamente tiene todo lo que esta requiere, definitivamente si apoyará en aquellos procesos backoffice(A&F Contabilidad, Compras, ), pero los servicios dada su naturaleza (dinamismo y región de prestación) no se pueden concebir como estándares. Los servicios de “Transporte de Carga Terrestre” son un perfecto ejemplo, preguntémonos ¿las características del servicio de transporte de carga terrestre peruano es el mismo que el de USA, su marco regulatorio, necesidades de los clientes, estándares de la competencia, rutas nacionales, Conductores, etc., son los mismos?, la respuesta es “las características no son las mismas”, lo único igual es que se traslada carga en unidades vehiculares pero las diversas variables que intervienen en el proceso son diferentes, entonces para la industria del Transporte de Carga Terrestre no debiéramos suponer que un ERP puede intervenir en los procesos propios del servicio y debemos usarlo ahí donde si es eficiente.​

Ejemplo de ERPs: ​

• Internacionales: SAP, Oracle, JP Edwards, Microsoft Dynamics, etc.​
• Nacionales: Hay varios todos ellos poco reconocidos, algunos son adaptaciones de opensource, generalmente se autodenominan ERP, pero su alcance está más orientado a la Contabilidad. ​

 El equipo LOGAWARE

Capacidad para desarrollar y mantener ventajas competitivas​

Todas las empresas buscan elementos diferenciadores que expresen la razón de ser de su presencia comparándose con el resto del sector, “Competitividad” es una característica propia de la empresa/persona que busca sobresalir del resto, busca hacer algo mejor, busca exposición positiva. ​

Cuando nos referimos a “Competitividad” intrínsecamente nos referimos a “innovación” por ello ambos conceptos se soportan entre sí, ​ no podemos ser “Competitivos” sin “innovar” y tampoco podemos “innovar” sin favorecer a nuestra “Competitividad”,​ pero cuando de “Competitividad” hablamos nos referimos al deseo natural de la empresa de lograr el liderazgo en su sector y necesidad de subsistencia en el tiempo con visión de largo plazo.​

Que hacer para lograr ventajas Competitivas​

Parte de un análisis estratégico del sector y nuestra realidad (necesidades de clientes, demanda insatisfecha, competencia, marco regulatorio, visión del Directorio), teniendo claro la realidad del sector podemos identificar nuestras fortalezas sobre las cuales basar nuestra competitividad, sin limitarse a crear nuevas competencias, importante es conocer cuáles son las tendencias y competencias de empresas exitosas (lo bueno se copia y mejora lo malo se elimina). ​

Factores que condicionan la Competitividad​

Es difícil dar una respuesta única, más bien ella debe hallarse al interior de cada empresa, pero en términos generales podemos mencionar factores, económicos, dimensión, cobertura, motivación. ​

Factores: ​

• Económicos: Toda mejora requiere inversión, esta debe ser dimensionada dentro de las capacidades reales de la empresa y objetivos trazados, debe ser realista y no llegar a excesos inaplicables, lo mejor es ir paso a paso y revisando el impacto de la mejora en el incremento de competitividad. ​

• Dimensión: Hay que ser realista en el objetivo trazado, pero nunca hay que dejar de ser osado (David & Goliat), las empresas pequeñas tienen una característica que han perdido las grandes “agilidad y adaptabilidad”, si estas características son usadas inteligentemente la Dimensión no es una muralla China. ​

• Cobertura: “El que mucho abarca poco aprieta”, “mejor ser especialista que todista”, es difícil ser competitivo en todo, mejor serlo y marcar diferencia en aquello para lo cual estamos mejor preparados, ello lo valora el mercado. ​

• Motivación: Es el deseo permanente, autorrenovado, inspirador, contagioso que se propague dentro de la organización, la motivación es la llama del deseo de logro de la meta, sin Motivación no puede mantenerse la competitividad. ​

El equipo Directivo​

La competitividad requiere de un equipo directivo dinámico, actualizado, abierto al cambio, que empodere a sus colaboradores​, es un aspecto muy difícil de lograr “tener un equipo Directivo que disponga de estas características. ​

Competitividad Estática (activos) o Dinámica (servicios)​

• Estática: (sin creatividad) llamada al fracaso, se basa en los activos disponibles, los cuales tiene un ciclo de vida y llegan a la obsolescencia. ​
• Dinámica: (altamente valorada) es aquella basada en las características del servicio y lo que el humano puede lograr. ​

Desarrollo de ventaja competitiva​

• Ofrecer mejor precio: Se orienta a reducir el precio al máximo para ser percibido como el más barato, sacrifica ganancia y/o reduce costos, tiende a tener consecuencias negativas. ​
• Desarrollar mejor producto/servicio: Requiere innovación, se basa en identificar lo que el mercado requiere y como lograrlo antes que el resto, implica tener estrategia y líderes que la elaboren, es una medida más positiva y duradera del logro de la competitividad. ​
• Adecuar oferta al Cliente: Se orienta a adaptar la organización para lograr un nivel de especialización tal que incorpore características fuertemente diferenciadoras ante la competencia y logre una notoria percepción como tal ante los Clientes. ​

 El equipo LOGAWARE

La innovación no solo es tecnología​

La tecnología está para contribuir, lograr eficiencias y productividad, pero por sí sola no logra nada, esto es un mito que debe eliminarse y verla tan solo como un aliado, herramienta o medio para lograr la implementación de la innovación que es diseñada y liderada por personas. ​

La innovación es la aplicación de nuevos conceptos, productos, servicios y prácticas para el incremento de productividad y competitividad en el mercado​, son estos los elementos de la innovación que vienen a ser soportados por herramientas tecnológicas, uno sin el otro no es viable, hay una sinergia entre ambos​. El mercado es competitivo por naturaleza, es la consecuencia de la necesidad de supervivencia, por ello la necesidad constante de elaborar mejoras al interior de las empresas. ​

 La innovación es transformación​

Ambos términos son afines entre sí. ​

• Innovar, implica hacer algo mejor o reinventar lo existente de manera más adecuada, es decir transformar algo positivamente. ​
• Transformar, implica llevar algo de un estado “A al B”, obviamente nadie transforma algo para que siga igual, ello sería un despropósito, por eso al transformar intrínsecamente buscamos innovar. ​

La necesidad de lograr mejoras empresariales o al menos mantener la posición de mercado obliga a mantener la premisa de constante innovación, ​ejemplos:

• Buenos (Iphone, Android, WhatsApp, Instagram, Google).
• Malos (Blackberry, Netscape, Yahoo, Hi5).​

 La innovación brinda ventajas competitivas​

De más está decir que la innovación nos brinda sustanciales ventajas competitivas, al innovar procuramos estar un paso adelante del resto o mantener el liderazgo, cuando innovamos brindamos mejoras sustanciales al mercado, a los clientes a los cuales nos debemos.

Los Clientes buscan permanentemente beneficios y estos no deben circunscribirse exclusivamente al precio sino en características del producto/servicio el cual demandan. ​

Que, cuando y como innovar​

No hay una receta para la innovación efectiva, tan solo se puede certificar que es un aspecto imprescindible en las organizaciones de hoy, las respuestas a estas preguntas se deben obtener por la propia organización, dentro de la misión y visión de la empresa, dependiendo de cómo se definen y que utilidad tienen en la sociedad. ​

Los componentes de la organización son los llamados a definir el alcance de la innovación, su estructura y metas. ​ La innovación no tiene un final, siempre se redefine y continua mientras la organización se encuentre activa.​ Si la empresa es una planta, la innovación es el agua que se le vierte y la mantiene con vida, cuando se le corta el agua la planta inexorablemente muere, poco a poco, tardará más o menos tiempo, intentará subsistir apelando a otros medios, pero su final es uno solo, dejará de existir, otra mejor adaptada y fuerte tomará su lugar.​

 El estratega y líder con visión de largo plazo​

¿Pero cómo llevar a cabo la innovación?, ello no sucede de modo instantáneo, toda organización tiene uno o más líderes, son ellos quienes exponen características especiales y sobresalen del grupo, toda sociedad requiere de líderes, una sociedad sin líderes es una sociedad sin guía, es el o los líderes los llamados a sentar la base de la innovación, llamémosle estratega. ​

El estratega debe tener una visión de largo plazo, para definir y redefinir hacia donde ir (servicio/producto/práctica), la visión de largo plazo permite evaluar las diversas variables del entorno, aprender las buenas prácticas, tendencias, etc. a efectos de identificar le meta y el camino de acción para el logro de esta. ​

El estratega es quien define el plan de acción basado en la innovación, pero no necesariamente es quien lo desarrolle, ahí es donde entran el resto de las componentes de la organización, es decir aquellos que harán viable y materializarán las acciones innovadoras al interior de la organización, es decir “los medios del logro de la innovación somos todos”. ​

 Virtudes de empresas innovadoras​

• Proactividad al cambio.
• Toma de riesgos.
• Visión de futuro.
• Análisis de competitividad.
• Visión de largo plazo.

 El equipo LOGAWARE

TMS es el acrónimo inglés de “Transportation Management System”, en español “Sistema de Gestión de Transporte”, en síntesis, podemos decir que es un sistema informático cuyo objetivo es brindar soporte a procesos comerciales, operativos y administrativos a empresas consumidoras o proveedoras de los servicios de transporte de carga.

Cada industria tiene procesos y necesidades específicas, por ende, requieren de diversos sistemas de información que los satisfagan por completo.

Todas las empresas al margen de la industria a la cual pertenecen disponen de procesos comunes y obligatorios, nos referimos a aquellos destinados al registro de los ingresos, egresos, planilla, activo fijo, lo que se conoce como “Back Office”, vale decir los procesos intrínsecos a cualquier rubro empresarial sea micro, pequeña o gran empresa, para ello existen los sistemas contables o ERPs (Enterprise Resource Planning), cuyo centro de atención es la adecuada administración contable, cumplimiento del marco tributario y emisión de estados financieros, entonces nos surge una simple pregunta… ¿nos podemos valer de estos sistemas para administrar eficientemente el servicio de transporte de carga terrestre?, la respuesta es un rotundo NO, si aún nos cabe alguna duda respondámonos las siguientes preguntas:

• ¿Puedo mover carga de mis Clientes industriales empleado un taxi?
• ¿Mi tracto funcionaría si lo abastezco con gasolina de 84 octanos?
• ¿En una cama baja puedo movilizar productos hidrobiológicos frescos?

Claramente la respuesta a estas preguntas es NO, y por un motivo muy simple, “la necesidad a la cual me enfrento no es compatible con la herramienta disponible”, vale decir el recurso que dispongo no ha sido creado para cubrir dicha necesidad por lo cual no es compatible, es ineficiente y si persisto en hacerlo cabe la posibilidad de tener dos resultados: (a) lo haré mal (b) tendré un gran problema.

 El servicio de transporte de carga terrestre reviste grandes desafíos: satisfacción de clientes, control de costos, administración de recursos, cumplimiento de reglamentos, gestión de seguros, administración de documentos, sustentos de facturación, notificación a clientes, control de combustible, medición del servicio, identificación del margen, liquidación de efectivo, etc. Una inadecuada administración de esta realidad genera altos costos, pérdida de clientes, problemas de liquidez, insatisfacción, sobre carga de trabajo, en general una serie de ineficiencias que generalmente se trata de mitigar mediante la administración manual, es decir involucrando tiempo de empleados (incrementando los costos), pero… ¿no hay una mejor, más efectiva, eficiente, moderna y menos costosa forma de administrar toda esta realidad cuyo resultado revista un evidente beneficio para nuestra empresa y el servicio de transporte de carga que  brindo?, pues si y la respuesta es empleando un sistema cuyo objetivo primigenio sea la “Gestión de Transporte de Carga Terrestre”, es decir un TMS.

Cuantas veces nos hemos preguntado: ¿hemos facturado a tiempo el viaje? o peor aún, nos hemos dado cuenta semanas o meses después que nunca se le facturó el viaje al cliente por un servicio brindado el cual generó costos que si se pagaron en su momento, ¿hemos dimensionado el impacto negativo que ello ha generado a la salud de la financiera de empresa y su posición de caja?, estas situaciones no ocurrirían si empleáramos un TMS en la organización.

 Ahora que ya hemos determinado lo vital que implica emplear un TMS en la gestión del servicio de transporte de carga terrestre debemos eliminar un mito, “solo los transportistas necesitan un TMS”, mi postulado es “todas las empresas que administren redes de distribución propias o terceras requieren un TMS”, como verá el alcance es mayor y abarca a empresas de distinto rubro, todas ellas requieren: controlar costos, medir productividad, controlar/rastreas viajes, identificar recursos, disponer de sustentos de entrega, en general administrar flujos administrativos, operativos y comerciales de la ejecución del servicio de transporte de origen a destino, entonces ¿quiénes necesitan un TMS?, mi respuesta incluye a los transportistas, distribuidores, 3PLs, brockers de carga y generadores de carga, obviamente cada cual tendrá necesidad de funcionalidades más o menos específicas.

Siempre deseamos tener lo mejor, más aun considerando lo vital que es un TMS para gestionar nuestro servicio de transporte, entonces ¿cuál es el mejor TMS?, la respuesta es muy simple… ”el que mejor se adecue a nuestra realidad operativa, económica y cultural”, me explico, en el mercado disponemos de variados TMS, en esencia todos ofrecen lo mismo, lo importante es identificar el correcto para cada realidad, el secreto del éxito es la adecuada selección, para ello hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Funcionalidad.- Disponga de funcionalidad que cubran la mayor parte de los procesos administrativos y operativos de manera tal que organice a todas las áreas de la empresa fomentando el trabajo en grupo, sin que brinde funcionalidades de más ni de menos sino lo necesarias, así pagaremos por lo que realmente se usará.
• Precio.- Esté dentro de las posibilidades económicas del presupuesto evitando así suspender su uso por costos inesperados.
• Soporte.- Rápido, cercano y eficiente.
• Cultura.- Sus procesos correspondan a la realidad del transporte nacional y no me obligue a adaptarme a una realidad foránea.

 Principales funciones que debemos buscar en un TMS

• Gestión Comercial.- Maestro de Clientes, Tarifas y Contratos.
• Gestión Operativa.- Planeamiento, Viajes, Centro de Control, Liquidaciones de Venta y Liquidaciones de Compra, Guías de Remisión Cliente y Transportista, Asignación de dinero al Conductor, Liquidaciones de Gastos, Costeo de Rutas, Alertas y Seguimiento.
• Gestión Transportistas.- Maestro de Transportistas, Conductores, Tractos, Remolques, Contratos y Homologación de recursos.
• Gestión Administrativa.- Facturación, Órdenes de Compra y Caja.
• Gestión de Calidad.- Notificación a Clientes y Encuestas de calidad.
• Integración de Sistemas.- Con ERPs y WMS.
• Reportabilidad.- Ventas, Costos, Indicadores de Gestión, Ratios que mezcles datos económicos con operativos, Datos operaciones, etc.

 El equipo LOGAWARE

IoT significa “Internet of the Things” en español “Internet de las Cosas”, seguro hemos escuchado el término, a algunos les parecerá término un poco futurista, pero realmente es un término que hoy en día es parte de nuestras vidas, quizá piensen que se trata de tan solo conectar la refrigeradora a internet, activar/desactivar la alarma de seguridad de la casa desde un celular o prender/apagar las lunes de la casa desde fuera, pues sí, eso es IoT, pero ¿qué tiene que ver esto con la industria del transporte?, tiene que ver y mucho, es mas sin evidenciarlo IoT está en nuestra industria por años, por ejemplo el reporte de posiciones GPS hoy en día se hace por la red de datos empleada por chips celulares y en muchos de los casos usan conexión a internet.

Pero el reporte de posiciones de los dispositivos GPS no es todo el ámbito de acción de IoT en el transporte de carga, tenemos mucho más que no necesariamente es explotado en la actualidad, por ejemplo, el empleo de candados electrónicos para brindar seguridad a las puertas de la unidad los cuales se pueden accionar remotamente, incluso notifican automáticamente cuando han sido violados, también tenemos diferentes sensores tales como medición de combustible, temperatura, somnolencia del conductor, etc. realmente el limite de IoT en el transporte tan solo rivaliza con la necesidad que tengamos que satisfacer.

No perdamos el enfoque, IoT ha llegado a la industria del transporte para quedarse y ayudarnos a ser mas productivos.

Hoy en día ¿quién podría decir que no ha comprado en línea?, difícil creerlo, seguramente aún hay personas que no se animan pero quienes sí y supongo son la gran mayoría, desean que el producto les llegue tan rápido como el dinero de la compra llegó a manos del vendedor, pero ello muchas veces no pasa de ser tan solo un deseo que minuto a minuto se torna en necesidad, ansiedad, aburrimiento, desesperación, impaciencia llegando al ocasional extremo de la queja o quizá odio al vendedor…..¿llevo horas esperando la entrega, llamo a preguntar y me dicen “ya está por llegar” la unidad, pero hasta cuando debo seguir esperando?.

Lo que describo líneas arriba no es una fantasía sino una realidad, que hecha por los suelos el gran esfuerzo de la empresa vendedora en crear un buen producto, detalladas campañas de marketing, esfuerzo de empleados de almacén y oficinas administrativas, gran esfuerzo de muchos para que todo aquel esfuerzo y dedicación se destruya y transforme en una pésima experiencia del Cliente final quien no dudará en comentar con su entorno o redes sociales la pésima experiencia vivida, en resumen donde mas cuidado debió aplicarse es donde menos dedicación se invirtió pues el mal generado va mas allá del importe de la compra.

Es como si participáramos de una larga maratón, somos los primeros por alcanzar la meta, estamos próximos a llegar, pero justo antes de atravesarla nos sentamos en el piso a descansar, ¿de qué valió tanto esfuerzo, tanta preparación, la dedicación del entrenamiento e interés de los entrenadores, tantas vitaminas, si al final todo se echó a perder?.

En la industria del transporte de carga denominamos “Última Milla” a todas aquellas tareas de cara al Cliente durante la distribución de la carga en las cuales nunca se debe fallar, “LOGAWARE Track” es nuestra propuesta para gestionar eficientemente la “Última Milla” haciendo que esta etapa final sea del agrado de los Clientes mejorando la calidad de servicio y su lealtad a la marca.

Una vez que se identifica la necesidad de contar con un sistema en la empresa surge la pregunta, ¿qué es lo que más me conviene: comprarlo, desarrollarlo o alquilarlo?, lamentablemente no existe una respuesta absoluta, la mejor elección depende de variables propias de la realidad del negocio. En el presente artículo analizaremos y estableceremos ciertos criterios que contribuyan a la toma de la mejor decisión basada en la realidad particular de cada empresa, las opciones que analizaremos son:

Comprar el Sistema

Implica un desembolso de capital importante por lo cual hay que considerarlo con anticipación en la elaboración del presupuesto para sustentarlo y lograr aprobación de financiamiento. Una vez adquirido pasará a formar parte de los activos de la empresa por lo cual Contabilidad iniciará su depreciación a lo largo de su vida útil, el gasto que ello involucra contribuirá anualmente en los estados financieros hasta llegar a valor residual cero.

Una vez adquirido se debe identificar la infraestructura de cómputo necesaria para que sea instalado y opere, al igual que adquisiciones de software base necesario (sistemas operativos, bases de datos, etc.), no dejemos de lado identificar a los ingenieros de software de la empresa que se encargarán de garantizar su funcionamiento. Lo que deseo aclarar es que el desembolso por la adquisición el sistema no es el único costo, hay varios otros asociados que no deben ser menospreciados puesto que se incurrirán en ellos permanentemente.

Al margen de las implicancias económicas, lo que realmente se debe identificar son las necesidades específicas que nos orientarán a la compra del sistema, entre ellas podríamos mencionar: gran cantidad de usuarios, operaciones complejas, etc.

Desarrollar el Sistema

Lo recomendaría en casos de tener necesidades y/o características operativas únicas o muy complejas por lo cual no podemos encontrar una solución comercial en el mercado la cual nos satisfaga.

El desarrollo de un sistema lo podemos lograr de dos maneras una u otra implica costos iniciales y otros permanentes que debemos considerar:

• Desarrollo Propio.- Vale decir con programadores de la propia área de Tecnología de la Información (TI). Tengamos presente que un sistema es un conjunto de funcionalidades vivas que se encuentran en constante mejora o creación dado que el área de la empresa que emplea el sistema experimenta permanente innovación, el día que se deja de innovar (invertir) en un sistema se da inicio a su inmediata obsolescencia, por ello esta alternativa debe ser evaluada con mucho cuidado considerando en el presupuesto los recursos económicos y humanos necesarios. Otro aspecto que muchas veces no es identificada es la necesidad de mantener dentro de la organización a los programadores a cargo del sistema desarrollado, considerar que todo el conocimiento de la construcción del sistema (lo que se conoce como la lógica del sistema) recae en los miembros del equipo de TI que participaron den su desarrollo por lo cual deben ser considerados como parte permanente de la organización para asegurar así el adecuado mantenimiento y evolución del sistema a lo largo del tiempo. Muchas personas consideran que el programador "A" es igual al programador "B" y ambos pueden sustituirse en el mantenimiento de un sistema, hacer el mismo trabajo, la teoría así lo dice pero la experiencia lo contradice, ambos sabrán programar por igual pero el conocimiento y lógica que el programador "A" implementó en el sistema no será la misma como lo haría el programador "B", obviamente uno puede reemplazar a otro, nadie es indispensable, pero el tiempo que le tome al programador "B" comprender lo que su compañero implementó implicará un alto costo que debe ser considerado. Finalmente considere que la tecnología informática avanza cada vez mas rápido, existirán nuevos patrones de diseño, conceptos, lenguajes de programación, metodologías, Look & Feel, experiencia de usuario, hardware, etc.,  al cabo de 7 años requerirá un importante presupuesto pues deberá rehacer todo el sistema desde cero pues llegó a su obsolescencia tecnológica.

• Desarrollo Tercerizado.- Encargar el desarrollo del sistema a una empresa especializada en estos menesteres, tengamos en cuenta que deberemos especificarle con mucha precisión el alcance funcional y técnico del sistema ya que tales empresas no son necesariamente expertas o conocedoras de la necesidad que se requiere sistematizar; por lo cual cualquier ineficiencia será de exclusiva responsabilidad del solicitante. De igual forma que en el caso anterior se debe considerar un presupuesto de inversión permanente para la mejora continua del sistema así como soporte y mantenimiento de las funcionalidades entregadas. Al igual como se expuso en el párrafo anterior debe considerar desarrollar nuevamente el sistema desde cero al cabo de 7 años debido a su obsolescencia tecnológica.

Alquiler del Sistema

Una tendencia muy aceptada últimamente. El sistema pertenece a una empresa externa especializada técnica y funcionalmente en la materia de cobertura del sistema, la cual ofrece en renta el uso del sistema. Esta alternativa es útil en caso de necesidades funcionales relativamente estándares, como por ejemplo: Sistemas Contables, Sistemas de Planilla, Sistemas de Almacén, Sistemas de Transporte, Sistemas de Producción, Sistemas de Mantenimiento, etc.

Algunas de las beneficios que encontramos en el alquiler de sistemas son:

• Uso inmediato (no hay que esperar meses/años de desarrollo).
• El pago del servicio se considera un gasto y reduce el pago de impuestos.
• Reduce el presupuesto del área de Tecnología de la Información (TI).
• No hay necesidad de financiar una inversión inicial ni sustentar amplios presupuestos.
• Si el sistema no es lo que la empresa esperaba entonces suspende su alquiler y busca otra alternativa.
• Implementar nuevas funcionalidades y mantenerlo actualizado es a costo de la empresa que lo ofrece y no de quien lo contrata.
• Se nutre de nuevas funcionalidades recibidas de todas sus empresas clientes, por lo cual nos ofrece estas sin haberlas pensado, vale decir nos beneficiamos de las experiencias y necesidades de la comunidad de los clientes de la empresa oferente.

Cuando optamos por esta alternativa hay que prever niveles de servicio y la condición de entrega de los datos generados cuando por alguna razón se suspenda el alquiler. 

La modalidad más usual de alquiler de sistemas es "SaaS" (System as a Service), tema que nos ocuparemos en otro artículo.

Resumen

Como podemos ver hay variadas formas de contar con un sistema que cubra las necesidades de nuestra organización, optar por la alternativa correcta es materia de análisis de la realidad y expectativas de cada empresa, recordemos como iniciamos el presente artículo… ¿qué es lo que más me conviene: comprarlo, desarrollarlo o alquilarlo?, lamentablemente no existe una respuesta absoluta.

El equipo LOGAWARE

"Última Milla" es un concepto que nace de la industria de las telecomunicaciones refiriéndose al último tramo del servicio hasta llegar a la conectividad en el punto final, es una “metáfora” que la industria del transporte de carga la ha adoptado de manera tal que actualmente nos referimos a la “Última Milla” como el conjunto de servicios que se despliegan próximos a la entrega de la carga en el destino final.

Teniendo establecido el concepto, lo que nos podemos preguntar es ¿de que manera podría influir en el servicio de transporte de carga?, su influencia impacta fuerte y directamente en la calidad de servicio de cara al cliente final, siendo vital su eficiente administración, más aún en entornos altamente competitivos como la industria de transporte de carga y al rápido uso de dispositivos de comunicación móviles en nuestras actividades diarias.

"Estar en la cresta de la ola”, sin duda alguna es una frase que muchas veces la habremos escuchamos, pero… ¿cuántas veces la hemos experimentado?, quizás pocas veces o nunca, pues bien en una innovadora y altamente competitiva industria como la del transporte de carga implementar el concepto de la “Última Milla” es algo que está avanzando rápidamente; día a día nuestros clientes requieren mayor y más precisa información, no desean sorpresas, exigen un servicio eficiente y responsable, entonces ¿cómo podemos satisfacer estas exigencias sin notificarles oportunamente lo que está sucediendo en la “Última Milla” de nuestro servicio de entrega de la carga?, actualmente esto es primordial y no implementar el concepto de "Última Milla" es "estar fuera de la cresta de la ola”, es decir próximos a ser descartados, reemplazados, porque ineludiblemente la competencia ya lo está implementado.

Hablando de forma concreta, lo más resaltante de la “Última Milla” para el servicio de transporte de carga terrestre considera:

• Notificar al cliente por correo electrónico o SMS el estado de avance de la entrega de la carga.
• La hora estimada de entrega, posición de la unidad, datos del conductor, toma de fotos de la entrega.

La manera de implementar la “Última Milla” es mediante aplicaciones smartphone donde el Conductor de la unidad o sus Ayudantes proporcionan estos valiosos datos, es decir en tiempo real antes y/o cuando suceden, no después, recordemos que la información tiene valor cuando es oportuna, luego de ello su valor es escaso o nulo.

En el mercado encontraremos una serie de soluciones orientadas a la “Última Milla”, pero como siempre el truco está en el detalle y es allí donde debemos hacer gala de nuestro conocimiento de las necesidades reales de la industria del transporte de carga, como finalmente tendremos que realizar inversiones para su implementación, debemos tener cuidado de que esta sea lo más productiva posible, ¿qué queremos?:

• Tan solo pintar la fachada de la casa para que aparente estar en buen estado, pero manteniéndose los problemas habituales.
• Arreglar íntegramente la casa para que se encuentre en perfectas condiciones y perdure en el tiempo.

El común de las soluciones de “Última Milla” se circunscriben a las tareas próximas a la entrega, digamos el 5% del universo de necesidades del servicio de transporte de carga dejando de lado el 95% de estas tales como: cotizar a clientes, contratar transportistas, evaluar calidad de servicio, planificar viajes, facturar, emitir y administrar documentos, analizar datos económicos y operativos, costear rutas, gestionar pólizas de seguro, integrarse con ERP/WMS, etc., aquello que merece la máxima atención para garantizar una buena inversión, eficiencia operativa y efectividad del servicio en miras de obtener mayor mercado y beneficios económicos.

 El equipo LOGAWARE

El "Costeo de Rutas" es una tarea que reviste gran importancia en el servicio de transporte de carga ya que al disponer de claridad en los costos de la ruta que servimos nos encontramos en condiciones óptimas para definir y negociar la tarifa de los servicios, o ¿alguien podría aventurarse a negociar tarifas sin saber si se está ganando o perdiendo dinero?.

La definición del costo de cualquier producto o servicio incluye una serie de variables que deben ser perfectamente identificadas y consideradas, para ello se requiere tener conocimiento y/o experiencia en la conformación del producto/servicio asegurándose de no dejar de lado variable alguna por más pequeña que pudiera parecer. En la estructura de costos se debe prever los costos fijos y variables, directos e indirectos, hay que tener cuidado en la adecuada identificación de estos pues requieren ser absorbidos por algún generador de utilidades para que sean cubiertos.

La industria del transporte de carga tiene costos variables directamente relacionados al viaje de la unidad, tales como el combustible, alimentación, guardianía, etc., otros fijos directos como el leasing, el mantenimiento, la planilla del conductor y ayudantes, ahora cuando de indirectos se trata mencionaremos todos aquellos relacionados a las áreas administrativas, de gestión, oficinas, etc. El objetivo es lograr una detallada y precisa identificación de los costos así como correcta definición de los parámetros de traslado de estos; cuanto mejor definamos la estructura de costos de la ruta, estaremos en mejores condiciones de determinar la tarifa a negociar, no importa si adquirimos u ofrecemos el servicio, lo importante es determinar el costo de la ruta a servir.

Parte fundamental en la determinación del “Costeo de Rutas” es la adecuada definición de parámetros de cálculo de la variable, es decir el combustible estará regulado en función a la distancia y rendimiento de la unidad, la guardianía por la cantidad de noches que requiera custodia, etc. Debemos aclarar que la determinación del parámetro de cálculo es algo en lo que fácilmente se podría errar, en cuyo caso se generaría un fuerte impacto negativo en la negociación de la tarifa.

El “Costeo de la Ruta” sirve para otras cosas más, tal como el análisis de desviación y rentabilidad del servicio, vale decir determinar si se cumplieron con los resultados económicos esperados de la ruta o no, ello brinda correctivos y oportunidades de mejora; en general la toma de decisiones profesionales y objetivas.

El equipo LOGAWARE

“SaaS” y “On-Premise” son términos usualmente empleados en la industria informática, tienen que ver con la forma como se distribuye un sistema, ambos tienen características específicas que es importante sean claramente identificadas pues ello permitirá que se adopte la mejor decisión al momento de elegir como usar un sistema.

Ambos son términos en inglés, no deseamos extendernos demasiado en el tema describiendo técnicamente que implica uno u otro, más bien al escribir el presente artículo tuvimos como objetivo colaborar con aquellas personas no-informáticas brindándoles detalles simples y prácticos que pudieran serles útiles en decisiones empresariales.

Ante todo, debemos definir el significado de “distribución de un sistema” el cual no es nada más que la forma como dispondremos de un sistema; estos pueden ser como renta (SaaS) o activo (On-Premise), esta es la gran y sustancial diferencia, pero no lo es todo, hay unas cuantas cosas más que debemos conocer.

Originalmente, las grandes casas de software distribuían y comercializaban los sistemas que desarrollaban en modalidad “On-Premise” vendiendo licencias de uso sean “nombradas” (una por usuario lo usen o no) o “concurrentes” (quien lo necesita lo usa hasta el máximo de licencias adquiridas), con el avance de la internet y alta competitividad informática se crearon nuevas tecnologías, conceptos y formas de hacer negocios informáticos, así es como aparecieron innovadoras empresas que vieron en este esquema de negociación de software un mercado desatendido y grandes oportunidades:

“¿Por qué obligar a los Clientes a invertir grandes cantidades de dinero comprando de licencias de usuario e  infraestructura de cómputo (servidores, licencias, etc.) si podemos simplemente alquilarles las licencias del sistema siendo nosotros responsables de todo, dándoles un servicio llave en mano?”.

Esto fue concebido como un ataque al modelo de negocio tradicional de las grandes casas de software, pero ante ello no quedó más que entrar al mismo terreno y competir para no perder mercado. Actualmente no hay sistema alguno que no se disponga en modalidad “SaaS” debido sus grandes ventajas y beneficios.

Algunos hoy en día siguen pensando… “es mucho riesgo que los datos generados por el sistema usado en modalidad SaaS estén en manos de otra empresa que no sea la mía”, por analogía quien opine ello debería ir corriendo al banco a retirar todo su dinero… ¿o acaso no está en manos de terceros?, que gran error es esta aseveración.

La verdad es que "SaaS" significa innovación, modernidad, reducción de costos, eficiencia, productividad, libertad, etc.

El equipo LOGAWARE